Ana Sayfa Güncel 28 Mart 2022 56 Görüntüleme

Fiziksel veya dijital kayıt yönetimi nasıl seçilir?

Belgelerinizi kağıt formatında mı tutmak veya dijitalleştirmeyi mi tercih etmek, birçok şirketin belgelerini uzman bir şirkete emanet etmeden önce yapması gereken bir seçimdir.

Dijitalleştirme ve Fiziksel Depolama seçeneklerinden bir tanesini tercih etmek, şirketiniz için kritik bir şekilde radikal olabilir. Karma, ikili bir çözüm getirmek şirket/kurum ları her zaman maddi ve manevi iş akışını geliştirir.

Ekonomik riskler ve bilgi karmaşıklığı, şirketleri hem belgelerinin izlenebilirliğini hem de güvenliklerini sağlamak için titiz bir belge yönetimi benimsemeye zorlar. Yasal mevzuatlar gereği, şirketlerin çeşitli doküman ve evraklarını yıllarca saklaması zorunluluklarını şart koşuyor.

Genelde tüm şirket ve kurumlar belgelerini fiziksel olarak korumaya çalışıyorlar. Dijitalleşme çağınında 2000 li yıllardan sonra öne çıkması ile birlikte, dijital belgeler, elektronik evraklar, kağıt ve sayfalar gibi kanıt görmeye başlamıştır. Dijital belgeler artık basılı kağıtlar gibi ve daha ötesinde kabul edilmeye başlanmıştır.

Böylelikle hem Dijital belge yönetimi ve hem de Fiziksel Belge Yönetimi beraber düşünülerek önem kazanmıştır.Birbirlerinin sağlaması gibidir.

“Fiziksel ve dijital arşivleme bir bütündür.”

Bir belge stratejisi ve politikası geliştirmek, birçok şirket için gerçek bir zorluk haline gelmiştir.. Belgelerinizi fiziksel veya dijital olarak yönetmek arasında nasıl seçim yaparsınız? Bu önemli bir konudur ve doğru çözümü seçmek esastır. Belge yönetimi uzmanlarının desteği, şirketlerin benzersiz zorluklarını ele alan tutarlı ve özel olarak hazırlanmış bir strateji tanımlamasına olanak tanır.

Ve bu sorunun cevabı şirketten şirkete değişir. Delfin Arşiv Genel Müdürü Sn. Erkut ÇOBAN, Fiziksel kayıt yönetimini dijital kayıt yönetimiyle karşı karşıya getirmemek olduğunu” belirtmektedir. “Müşterinin ihtiyaçlarına bağlı olarak her iki çözüm de etkilidir. Ve bu bağlamda, duruma göre bir yaklaşımı tercih etmek daha iyidir.”

Dikkate alınması gereken dört kriter

Bir kayıt yönetimi politikasının uygulanmasını değerlendirirken, müşteri şirket dört temel kritere odaklanmalıdır.

Birincisi, belgenin niteliğidir: tıbbi dosya mı, tedarikçi faturası mı yoksa çalışan maaş bordrosu mu? Belgenin türüne bağlı olarak, şirket belgeye danışmak için belgeyi sık sık çıkarmak zorunda kalabilir veya olmayabilir.

İkinci kriter, alınması gereken bilgilerdir. Örneğin, bir kredi dosyasında hemen hemen tüm belgelere sık sık başvurulması gerekmez. Tüm belgeleri dijitalleştirme bu manada kolaylıktır.

Aynı şekilde şirket , belgenin arşivlerden çıkarıldığında izleyeceği yolu da göz önünde bulundurmalıdır. Birkaç elden geçecek mi? Satış ekibinde olduğu gibi aynı anda birkaç kişiye danışılması gerekecek mi? Bu durumda, dijital bir versiyon daha uygun olmaktadır.

Son olarak, arşivlerinin bir kısmını veya tamamını neden bilgisayar ortamına aktarmak istediklerini bilmek müşterinin çıkarınadır . Delfin Arşiv olarak, Müşteri ilişkilerini reaktif ve verimli bir şekilde yönetmek isteyen şirketler için bilgi yönetimini geliştirmek, dijital bir sürümü tercih etme konusunda her türlü erişime sahiptir.

Böylece Esas işeinize daha çok odaklanabileceksiniz. Dijital arşivleme, her şeyden önce, belirli belge işleme türlerinin hızını, izlenebilirliğini ve görünürlüğünü iyileştirmeyi mümkün kılmaktadır. Şirket daha sonra dosyalama, arşivleme ve belgeleri arama konusunda hiç zaman kaybetmez ve yeniden ana işine odaklanabilir. Bu zaman tasarrufu, kredi dosyaları, müşterek veya ihtiyati sigorta dosyaları veya yüksek aktarım akışına sahip belgeler (masraf raporları vb.) gibi dijitalleşmeye daha kolay uyum sağlayan belirli belge türleri için özellikle belirgindir. Şirketin ihtiyaç duyduğunda fiziksel kaydı almak yerine, sayısallaştırılmış sürüm her zaman ulaşabilirdir.

Kurumsal hafızayı korumak için Dijital teknoloji modern dünyanın bir parçası olsa da, kağıt yüzlerce yıldır kurumsal hafızayı veya yazılı belgeleri koruyor. Şirket ve kurumlar gerekli tüm verilere mümkün olduğunca çabuk sahip olması gerekir . Ancak onlarca yıllık çalışan maaş bordroları, iş sözleşmeleri ve hatta dönem dönem kapsayan stratejik şirket belgeleri gibi diğer belgeler, şirketin yaşamı ve tarihi için çok önemlidir.

Sonuç olarak, şirketlerin en az %70’i belirli belgeleri dijitalleştirmeyi tercih ediyor, ancak aynı zamanda basılı bir sürümünü de tutuyor. Bu, verimli bir kayıt yönetimi politikasıyla desteklenen, şirkete gerçek katma değer getiren küresel bir stratejiyle sonuçlanıyor . Kayıp veya bozulma riskleri azaltılır ve belgeler kullanım ömürleri boyunca güvenli bir şekilde saklanır.

Herhangi bir sorunuz varsa, bunları yanıtlamak ve size yardımcı olmak için Delfin Arşiv kapılarını sonuna kadar açıyor. Ve son olarak Dijital dönüşüm tam olarak bu noktada başladığını ifade ediyor.

Yorumlar (Yorum Yapılmamış)

Yazı hakkında görüşlerinizi belirtmek istermisiniz?

Dikkat! Suç teşkil edecek, yasadışı, tehditkar, rahatsız edici, hakaret ve küfür içeren, aşağılayıcı, küçük düşürücü, kaba, pornografik, ahlaka aykırı, kişilik haklarına zarar verici ya da benzeri niteliklerde içeriklerden doğan her türlü mali, hukuki, cezai, idari sorumluluk içeriği gönderen Üye/Üyeler’e aittir.

İlginizi çekebilir

Pubg Uc Satın Al

Pubg Uc Satın Al

Tema Tasarım | Osgaka.com